Bộ Quy tắc ứng xử

1 Lời giới thiệu

Tầm nhìn của các công ty con thuộc BIBUS Holding AG (gọi tắt là Tập đoàn BIBUS) là trở thành những nhà cung cấp giải pháp nổi tiếng và có uy tín cho ngành công nghiệp.
Phù hợp với khẩu hiệu “Hỗ trợ Thành công của Bạn”, mục tiêu của chúng tôi là hỗ trợ sự thành công của khách hàng và đối tác kinh doanh bằng tất cả các hoạt động và quyết định của mình. Chúng tôi tự tin vào chất lượng của các sản phẩm, giải pháp và hệ thống mà chúng tôi phát triển, cũng như năng lực của đội ngũ nhân viên. Chúng tôi cam kết đạt được mục tiêu của mình đồng thời tuân thủ tất cả các quy định pháp luật và luật định cùng với các nguyên tắc của Bộ Quy tắc Ứng xử này, vốn mang tính bắt buộc đối với tất cả nhân viên của Tập đoàn BIBUS.
Nếu có các yêu cầu khắt khe hơn những quy định trong Bộ Quy tắc Ứng xử này được áp dụng tại một quốc gia nơi Tập đoàn BIBUS hoạt động, thì các yêu cầu đó sẽ được ưu tiên. Nếu hành vi hoặc thông lệ kinh doanh đi ngược lại Bộ Quy tắc Ứng xử này bị yêu cầu hoặc được dung thứ ở một quốc gia, thì Bộ Quy tắc Ứng xử này sẽ được áp dụng.
Bộ Quy tắc của chúng tôi dựa trên các nguyên tắc của OECD dành cho các công ty đa quốc gia và Tuyên ngôn Quốc tế về Nhân quyền của Liên Hợp Quốc.
Tuy nhiên, ngay cả Bộ Quy tắc này cũng không thay thế được việc vận dụng sự suy xét thông thường. Chúng tôi mong muốn nhân viên của mình tìm kiếm thông tin liên quan nếu họ gặp phải một chủ đề không được đề cập cụ thể trong các quy định này.
Khi lựa chọn nhà cung cấp, khách hàng và đối tác kinh doanh, chúng tôi kỳ vọng họ tôn trọng và tuân thủ Bộ Quy tắc Ứng xử của chúng tôi trong quá trình hợp tác với Tập đoàn BIBUS.

2 Ứng xử trong môi trường kinh doanh

2.1 Cạnh tranh công bằng
Để đảm bảo cạnh tranh công bằng, Tập đoàn BIBUS và tất cả các công ty quốc gia thành viên của mình tuân thủ luật cạnh tranh và luật chống cartel ở cả cấp độ quốc gia lẫn quốc tế trong mọi hoạt động của mình. Tất cả các hoạt động kinh doanh đều phải tuân theo các quy định pháp luật tại các quốc gia nơi Tập đoàn BIBUS hoạt động cũng như tại các quốc gia mà hoạt động của chúng tôi có thể gây ảnh hưởng. Điều này có nghĩa là chúng tôi bác bỏ mọi hình thức hợp tác hoặc thỏa thuận với đối thủ cạnh tranh dưới dạng ấn định giá hoặc phân chia thị trường về khách hàng, nhà cung cấp, khu vực bán hàng hoặc phân khúc. Các thông lệ kinh doanh của chúng tôi nghiêm cấm mọi hành vi tẩy chay một số khách hàng hoặc nhà cung cấp nhất định, cũng như mọi hành vi lợi dụng vị thế thống lĩnh thị trường. Chúng tôi chỉ đạt được thành công trên thị trường thông qua các sản phẩm và dịch vụ hiệu quả và bác bỏ mọi phương tiện khác. Tất cả nhân viên Tập đoàn BIBUS bị cấm trao đổi với đối thủ cạnh tranh hoặc đại diện của đối thủ cạnh tranh các dữ liệu nhạy cảm như giá cả, diễn biến giá và chiến lược chiết khấu hoặc bất kỳ thông tin nào khác có thể ảnh hưởng đến hành vi cạnh tranh.
Chúng tôi không tham gia vào các thỏa thuận với khách hàng nhằm mục đích hạn chế cạnh tranh. Điều này đặc biệt bao gồm việc bác bỏ các thỏa thuận hạn chế quyền tự do của khách hàng trong việc xác định giá bán hoặc điều kiện bán hàng và cung ứng, cũng như các thỏa thuận độc quyền hoặc nghĩa vụ nhà cung cấp duy nhất trong trường hợp chúng đi ngược lại các quy định pháp luật.
Chúng tôi kỳ vọng các tiêu chuẩn tương tự từ các đối tác kinh doanh và đối thủ cạnh tranh của mình.

2.2 Liêm chính doanh nghiệp
Tập đoàn BIBUS không dung thứ cho bất kỳ hình thức tham nhũng, hối lộ hoặc lại quả nào. Tất cả nhân viên đều bị nghiêm cấm chào mời, thanh toán hoặc chấp nhận hối lộ. Điều này bao gồm tất cả các khoản thanh toán và hành động chỉ nhằm mục đích gây ảnh hưởng đến hành vi của một bên thứ ba.
Trong nhiều nền văn hóa, quà tặng và chiêu đãi thuộc về giao tiếp xã hội lịch sự; tuy nhiên, việc tặng và nhận chúng phải tuân theo những hạn chế nhạy cảm. Giá trị của chúng phải phù hợp và thông thường trong kinh doanh, và chúng không được đặt người nhận vào vị thế có nghĩa vụ, ảnh hưởng đến quyết định của họ hoặc thưởng cho họ vì một hành động hoặc quyết định.
Ứng xử với các quan chức phải tuân theo các quy định pháp luật quốc tế và quốc gia và do đó đòi hỏi phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định. Việc chiêu đãi và quà tặng từ các quan chức chỉ có thể được chấp nhận nếu chúng tuân thủ các nguyên tắc này. Điều tương tự cũng áp dụng cho việc tặng quà và chiêu đãi các quan chức.

2.2.1 Chấp nhận hoặc đòi hỏi lợi ích
Tất cả nhân viên của Tập đoàn BIBUS bị cấm sử dụng vị trí của mình để thu lợi cá nhân cho bản thân, bên thứ ba hoặc gia đình họ.
Nếu được mời chiêu đãi và tặng quà, nhân viên của chúng tôi phải xem xét liệu chúng có phù hợp hay không và từ chối chúng nếu chúng không tuân thủ các tiêu chuẩn của chúng tôi. Nếu nhân viên không chắc chắn về điều này, họ phải tham khảo ý kiến cấp trên của mình.
Nhân viên chỉ được thực hiện hoặc yêu cầu thanh toán khi giao hàng hoặc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ đã thỏa thuận. Những khoản này phải được ghi nhận theo đúng các nguyên tắc kế toán và không được gây ra bất kỳ nghi ngờ nào về việc thanh toán hối lộ.

2.2.2 Chào mời và cấp lợi ích
Mọi hoạt động chiêu đãi kinh doanh do nhân viên cung cấp cho khách hàng hoặc nhà cung cấp của Tập đoàn BIBUS hoặc cho các quan chức nhà nước phải phù hợp và tuân thủ pháp luật về mức độ và tần suất. Nó không được nhằm mục đích thu lợi bất chính. Nếu nhân viên BIBUS bị xúi giục hối lộ hoặc được đề nghị hối lộ, họ phải thông báo ngay cho cấp trên của mình. Việc chấp nhận quà tặng bằng tiền mặt hoặc các hình thức lợi ích tài chính khác hoặc quà tặng và lợi ích bất hợp pháp hoặc vô đạo đức là không thể chấp nhận được trong mọi trường hợp.
Tất cả nhân viên bị cấm đưa các khoản thanh toán bôi trơn cho các quan chức hoặc công chức. Cơ sở cho điều này là Cẩm nang Liêm chính về Chống tham nhũng trong Kinh doanh của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC), phiên bản năm 1998.

2.3 Quyên góp và tài trợ
Tập đoàn BIBUS coi trọng cam kết xã hội như một phần nghĩa vụ trách nhiệm xã hội của mình. Một số quy tắc nhất định phải được tuân thủ đối với việc quyên góp và tài trợ để tránh bất kỳ ấn tượng nào về ý định gây ảnh hưởng. Tài liệu rõ ràng phải làm cho việc sử dụng một khoản quyên góp trở nên hoàn toàn minh bạch. Các khoản quyên góp không được thực hiện cho các đảng phái chính trị hoặc cá nhân. Trong trường hợp tài trợ, lợi ích tài chính phải tương xứng với hành động đối ứng đã thỏa thuận, và điều này phải rõ ràng.

2.4 Lựa chọn đối tác kinh doanh
Tập đoàn BIBUS lựa chọn đối tác kinh doanh dựa trên các tiêu chí kinh tế. Việc ưu ái hoặc phân biệt đối xử với các nhà cung cấp ở mức độ không khách quan đều bị cấm.
Hợp tác đòi hỏi sự thống nhất về các giá trị chung như được định nghĩa trong Bộ Quy tắc Ứng xử. Nếu một đối tác kinh doanh có bộ quy tắc riêng, bộ quy tắc đó sẽ được kiểm tra để đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc tương tự. Nếu không tuân thủ, Bộ Quy tắc Ứng xử này sẽ được đưa vào các quy định hợp đồng.

3 Văn hóa lãnh đạo

3.1 Văn hóa lãnh đạo
Thành công bền vững không thể đạt được nếu không có nguồn lực quan trọng nhất của Tập đoàn BIBUS; đó là nguồn nhân lực. Chúng tôi khuyến khích nhân viên hành động với trách nhiệm của riêng mình và hỗ trợ sự cam kết cũng như hiệu suất của họ thông qua đào tạo và đào tạo nâng cao. Đội ngũ quản lý của chúng tôi đóng vai trò là hình mẫu và chúng tôi kỳ vọng họ hành động theo Bộ Quy tắc Ứng xử. Mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp cần được thúc đẩy bằng một thái độ thể hiện sự trân trọng, đáng tin cậy, bằng năng lực xã hội và sự công nhận hiệu suất làm việc.

3.2 Ứng xử với đồng nghiệp
Tập đoàn BIBUS rất coi trọng văn hóa quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên. Chúng tôi kỳ vọng sự tôn trọng, tin cậy, đáng tin cậy và hỗ trợ lẫn nhau trong quan hệ giữa các đồng nghiệp. Đây là cách chúng tôi tạo ra một môi trường mang lại cho mọi nhân viên cơ hội hoàn thành nhiệm vụ và làm việc theo mục tiêu của công ty.

3.3 Điều kiện làm việc công bằng và an toàn
Ưu tiên hàng đầu tại Tập đoàn BIBUS là nhân viên của chúng tôi ở tất cả các quốc gia được làm việc trong điều kiện an toàn và lành mạnh. Tiêu chuẩn tối thiểu là tuân thủ luật pháp về sức khỏe và an toàn hiện hành. Chúng tôi chủ động làm việc để liên tục cải thiện các chính sách về sức khỏe và an toàn của mình nhằm mang đến cho nhân viên những nơi làm việc hấp dẫn.
Chúng tôi đảm bảo tất cả nhân viên đều quen thuộc và tôn trọng các quy định về sức khỏe và an toàn của Tập đoàn BIBUS. Trong các nhà kho và xưởng sản xuất, việc mặc đồ bảo hộ phù hợp là bắt buộc. Tất cả nhân viên có nghĩa vụ thực hiện công việc của mình một cách có trách nhiệm. Cấp trên chịu trách nhiệm đảm bảo nhân viên của họ biết các quy định và hành động theo đó. Hơn nữa, nhiệm vụ của họ bao gồm nhận biết nhu cầu đào tạo bổ sung và khởi xướng việc đào tạo đó nếu cần thiết.

3.4 Ngăn ngừa xung đột lợi ích
Nhân viên Tập đoàn BIBUS phải tránh các tình huống tạo ra xung đột giữa lợi ích của công ty và lợi ích cá nhân của họ. Vì lý do này, họ có nghĩa vụ khai báo với cấp trên của mình về việc nắm giữ cổ phần của bản thân hoặc người thân trong gia đình tại các công ty không niêm yết trên sàn chứng khoán và có thể dẫn đến xung đột lợi ích với các hoạt động kinh doanh của Tập đoàn BIBUS. Điều này nhằm đảm bảo rằng các quyết định kinh doanh không bị ảnh hưởng bởi lợi ích cá nhân.

3.5 Bảo vệ tài sản của BIBUS
Một phần công việc hàng ngày của mỗi nhân viên là đánh giá khách quan các rủi ro. Theo hệ thống quản lý rủi ro nội bộ, nhân viên phải kiểm tra và báo cáo các rủi ro hiện hữu. Mục đích của hệ thống quản lý rủi ro là bảo vệ các tài sản hữu hình và vô hình của Tập đoàn BIBUS.
Sở hữu trí tuệ
Mọi tiếp xúc với sở hữu trí tuệ như bằng sáng chế, kiến thức chuyên môn, ý tưởng kinh doanh và quy trình kinh doanh, dù thuộc về Tập đoàn BIBUS, đối tác kinh doanh hay khách hàng, đều đòi hỏi sự bảo vệ và bảo mật đối với sở hữu trí tuệ đó. Mỗi nhân viên chịu trách nhiệm sử dụng thông tin được tiết lộ chỉ cho các mục đích kinh doanh hợp pháp. Việc trao đổi về thông tin đó chỉ có thể diễn ra với những người mà việc họ biết thông tin đó là cần thiết cho hoạt động kinh doanh và hoạt động của công ty. Cần đặc biệt cẩn trọng tại các địa điểm như phương tiện giao thông công cộng, sân bay, nhà hàng hoặc khách sạn, nơi có nguy cơ bên thứ ba nghe lén hoặc nhìn thấy thông tin.
Việc sử dụng thông tin bí mật cho mục đích cá nhân bị cấm. Những nghĩa vụ này vẫn có hiệu lực ngay cả sau khi chấm dứt mối quan hệ lao động.
Bảo vệ dữ liệu
Tập đoàn BIBUS chỉ thu thập, xử lý hoặc sử dụng dữ liệu về nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng hoặc các đối tác kinh doanh khác tuân theo luật bảo vệ dữ liệu nếu điều này là hợp pháp theo các quy định bảo vệ dữ liệu liên quan hoặc nếu bên bị ảnh hưởng đã đồng ý với điều này.

3.6 Ứng xử trên Mạng xã hội
Các mạng xã hội đã chiếm một vị trí quan trọng trong xã hội của chúng ta và cũng mang đến cho chúng ta một nền tảng thú vị để trao đổi lẫn nhau trong môi trường chuyên nghiệp. Chúng tôi kết nối với khách hàng, chia sẻ bài viết, bình luận về nội dung và qua đó trở thành đại sứ thương hiệu BIBUS. Đây là một cơ hội tuyệt vời cho Tập đoàn BIBUS, vì nó làm tăng phạm vi tiếp cận của chính mình. Phương tiện kỹ thuật số làm cho sự chuyển đổi từ cuộc sống nghề nghiệp sang cuộc sống riêng tư của nhân viên trở nên linh hoạt hơn.
Thông qua tính minh bạch được tạo ra theo cách này, các phát ngôn riêng tư có thể bị liên kết với Tập đoàn BIBUS. Do đó, nhân viên của chúng tôi được yêu cầu hành xử trong môi trường kỹ thuật số như cách họ hành xử trong đời thực.
Mọi người đều chịu trách nhiệm về những đóng góp và hành động của mình trên internet. Hành vi tôn trọng là nền tảng cho hành động của chúng tôi và chúng tôi không làm mất uy tín của đối thủ cạnh tranh hoặc công ty của chính mình mà khuyến khích tranh luận và thảo luận khách quan. Chúng tôi kiềm chế hành động và phản ứng trong lúc nóng giận vì điều này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Trong các phát ngôn và hành vi của mình, chúng tôi tuân theo các hướng dẫn của Bộ Quy tắc Ứng xử của Tập đoàn BIBUS cũng như luật pháp hiện hành, đồng thời cũng tính đến bản quyền.
BIBUS là một tên thương hiệu được bảo hộ, vì lý do này, nhân viên của chúng tôi không được phép sử dụng nó trong tên hồ sơ cá nhân của họ. Điều tương tự cũng áp dụng cho việc sử dụng logo và hình ảnh chính thức trong hồ sơ cá nhân.
Nhân viên của chúng tôi được hoan nghênh thêm BIBUS làm nhà tuyển dụng vào hồ sơ cá nhân của họ và, với sự đồng ý của những người liên quan, đăng ảnh của bản thân và đồng nghiệp tại nơi làm việc.
Trong trường hợp một nhân viên không chắc chắn có nên đăng một đóng góp lên mạng xã hội hay không, người giám sát trực tiếp sẽ là người liên hệ để xin ý kiến thứ hai.

4 Nhân viên và xã hội

4.1 Tuân thủ quyền con người
Tập đoàn BIBUS cam kết tôn trọng quyền con người của nhân viên và tất cả những người bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của Tập đoàn BIBUS. Nhân viên được đảm bảo một môi trường làm việc an toàn, không có nguy hiểm.
Lao động trẻ em
Tập đoàn BIBUS nghiêm cấm lao động trẻ em. Việc bảo vệ trẻ em khỏi bị bóc lột kinh tế là tối quan trọng. Độ tuổi lao động tối thiểu được phép là theo các công ước của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO). Quy định ILO 138 quy định rằng độ tuổi tối thiểu để được tuyển dụng hoặc lao động hợp pháp là 15 tuổi; tại các quốc gia được nêu trong Điều 2.4 của công ước, độ tuổi này là 14 tuổi. Độ tuổi tối thiểu đối với công việc nguy hiểm là 18 tuổi ở tất cả các quốc gia.
Lao động cưỡng bức
Lao động bắt buộc hoặc cưỡng bức và các biện pháp kỷ luật thể chất đều bị cấm. Giờ làm việc được xác định theo luật pháp địa phương.
Phân biệt đối xử và quấy rối
Sự khoan dung và tôn trọng lẫn nhau là những khía cạnh quan trọng trong hợp tác của chúng tôi ở cấp độ quốc tế với những người thuộc các nền văn hóa, quốc tịch và tôn giáo khác nhau. Chúng tôi nghiêm cấm phân biệt đối xử hoặc quấy rối, đặc biệt là quấy rối tình dục. Chúng tôi bác bỏ cả việc ưu ái lẫn phân biệt đối xử với nhân viên hoặc đối tác kinh doanh do giới tính, tôn giáo, tư cách thành viên công đoàn hoặc đảng phái chính trị, hoàn cảnh gia đình, tuổi tác, khuyết tật hoặc nguồn gốc dân tộc.
Thù lao và phúc lợi xã hội
Thù lao và phúc lợi xã hội do Tập đoàn BIBUS chi trả tuân thủ theo thu nhập từ việc làm thông thường theo ngành và địa phương. Không phân biệt giới tính, nhân viên được trả lương như nhau cho công việc như nhau.

4.2 Bảo vệ môi trường và hiệu quả sử dụng tài nguyên
Tính tương thích với môi trường và tiết kiệm tài nguyên là những tiêu chí quan trọng trong các hoạt động kinh doanh của Tập đoàn BIBUS. Tất cả các hoạt động được thực hiện có tính đến luật pháp và pháp lệnh của các quốc gia nơi chúng tôi hoạt động, cũng như tuân thủ các thỏa thuận và tiêu chuẩn quốc tế về sự cần thiết của việc bảo vệ môi trường.
Việc tối ưu hóa liên tục mức tiêu thụ vật liệu và năng lượng cũng như sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên của chúng tôi được thiết kế để giúp tránh các tác động tiêu cực đến môi trường. Tất cả các địa điểm của Tập đoàn BIBUS đều được yêu cầu đáp ứng các quy định bảo vệ môi trường theo luật định.
Chúng tôi cũng áp dụng các tiêu chuẩn cao tương tự khi lựa chọn nhà cung cấp của mình.

4.3 Thuế
Chúng tôi chấp nhận trách nhiệm của mình trong việc nộp các khoản thuế phải nộp một cách kịp thời và bằng cách này góp phần vào tài chính công của các quốc gia nơi chúng tôi hoạt động. Tất cả nhân viên Tập đoàn BIBUS có nghĩa vụ đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh của họ tuân thủ luật và quy định về thuế của các quốc gia nơi họ hoạt động. Các nhân viên chịu trách nhiệm tại các quốc gia tương ứng đều quen thuộc với các quy định pháp luật và tuân thủ chúng một cách tương ứng. Chúng tôi áp dụng một hệ thống quản lý rủi ro để xác định và đánh giá các rủi ro tài chính, giám sát và uy tín.

5 Thực thi Bộ Quy tắc Ứng xử
Tất cả nhân viên và quản lý trong Tập đoàn BIBUS, bất kể vị trí của họ, đều có nghĩa vụ trong các hoạt động và quyết định kinh doanh hàng ngày của mình phải tuân thủ các nguyên tắc được nêu trong Bộ Quy tắc này. Các nhà quản lý chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát việc tuân thủ Bộ Quy tắc Ứng xử ở tất cả các cấp trong phạm vi trách nhiệm của họ. Do chức năng làm gương của mình, các nhà quản lý phải tích cực thể hiện sự tuân thủ Bộ Quy tắc này. Tất cả nhân viên có nghĩa vụ báo cáo mọi hành vi vi phạm Bộ Quy tắc Ứng xử. Việc báo cáo như vậy không được gây ảnh hưởng tiêu cực hoặc phân biệt đối xử đối với nhân viên. Các hành vi vi phạm và trái với quy định sẽ phải chịu các biện pháp kỷ luật và pháp lý và có thể dẫn đến chấm dứt hợp đồng lao động. Trụ sở chính kiểm tra việc tuân thủ Bộ Quy tắc Ứng xử tại các công ty quốc gia thành viên của Tập đoàn BIBUS định kỳ. Nếu phát hiện sai lệch, Trụ sở chính sẽ thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp.
Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về việc giải thích hoặc tuân thủ Bộ Quy tắc Ứng xử, nhân viên có thể liên hệ với cấp trên trực tiếp của mình, một người liên hệ được chỉ định trong công ty cho mục đích này, hoặc trực tiếp BIBUS HOLDING AG, Marisa D'Elia (del@bibus.ch). Tất cả các báo cáo đều được xử lý với sự bảo mật nghiêm ngặt.

Fehraltorf, ngày 28 tháng 11 năm 2023